Leder av virksomheten plikter å legge frem de opplysninger som er nødvendige for at kommunen skal kunne gjennomføre sine oppgaver etter denne forskrift. Leder av virksomhetens skal, med de begrensninger som følger av taushetsplikten, sørge for at det uoppfordret gis relevant informasjon til foresatte og/eller elever om forhold ved virksomheten som kan ha negativ innvirkning på helsen.
Denne paragrafen omhandler to ulike plikter: Opplysningsplikten (jf. Folkehelseloven § 12), som oppfylles ved at virksomheten legger frem informasjon som etterspørres, og informasjonsplikten som skal oppfylles på virksomhetens eget initiativ.
Skolens leder er ansvarlig for at både tilsynsmyndighet, ansatte, foresatte og elever uoppfordret informeres om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen. Dette er i samsvar med § 9 A - 6 i opplæringsloven. Skolen må utarbeide rutiner for hvilke forhold dette kan gjelde. Eksempler kan være:
• Klager på inneklima.
• Ventilasjonsanlegg som ikke virker over tid.
• Utilfredsstillende renhold.
• Oppussingsarbeider som forårsaker støy, lukt, støv eller sikkerhetsmessige utfordringer.
• Vannlekkasje.
• Forhold som kan forårsake smitte blant elever og ansatte.
• Utfordringer i det psykososiale miljøet.
• Alvorlige skader eller hendelser elever har vært utsatt for.
• Manglende godkjenning eller funn av avvik fra forskriften som er blitt avdekket etter tilsynsbesøk.
• Skadedyr og skadedyrbekjempelse hvor det benyttes kjemiske bekjempelsesmidler.
• Eksterne forhold som skolen selv ikke er ansvarlig for, f.eks. støyende anleggsarbeider på nabotomten.
Dersom skolen av ulike årsaker ikke informerer foresatte og eller elever tilstrekkelig, må tilsynsmyndigheten pålegge skolen å gjøre det. Begrunnelsen er at foreldre/foresatte skal kunne gis mulighet til å ivareta miljøet til sine barn/ungdommer.
God praksis i skolen forutsetter følgende:
• Rutiner som sikrer at tilsynsmyndighet, ansatte, foresatte og elevene får nødvendig informasjon om forhold ved skolen som kan ha negativ innvirkning på helsen.
• Rutiner for oppfølging av opplysningsplikten. Varsling til riktig instans når det oppstår forhold som kan ha negativ innvirkning på elevenes helse og trivsel.
• Skolen og helsemyndigheten (for eksempel ved kommunelege, helsesøster,miljørettet helsevern) samarbeider om utarbeidelsen av rutiner, for hva som skal varsles og til hvem når det gjelder forhold som kan ha innvirkning på elevenes helse.