De fleste koordinerings-sakene starter ganske likt:
∙ Søknad/henvendelse kommer inn til Koordinerende enhet for vurdering. Koordinator blir oppnevnt, og bruker får skriftlig orientering om dette.
∙ Du blir kontaktet av egen leder og det blir avklart om du kan være koordinator, ofte fordi du kjenner bruker og evt. pårørende fra allerede etablert samarbeid.
∙ Du tar kontakt med bruker og/eller pårørende og forteller at du skal være koordinator.
∙ Du avtaler et møte med bruker/pårørende
I forkant av det første møtet henter du fram et samtykkeskjema der bruker gir deg tillatelse til å samarbeide med andre tjenester. Tenk gjennom hva du forventer i forhold til samarbeidet med bruker, hvordan kontakten skal foregå, hvem som har ansvaret etc. Husk at samtykket til å arbeide som koordinator er avgjørende for at du kan ta kontakt med andre instanser i saken.
Når du jobber med ungdom som er over 16 år, sørg for at de signerer samtykket sammen med pårørende. Da følges Barnekonvensjonens retningslinjer, og det gir den enkelte ungdom opplevelse av å få bestemme i eget liv. Dette ansvarliggjør ungdommene. Det samme gjelder dersom brukeren er voksen og har verge.
Du som koordinator må også avklare:
∙ Forventinger bruker har til deg som koordinator
∙ Forventinger til samarbeidet
∙ Forventninger til hvem som tar ansvar for hva. Eks: avtale hvem som skal ta kontakt neste gang – og når
∙ Du blir litt kjent med bruker i første møte- avtale gjerne når neste møte skal finne sted.
∙ Du må bruke tida godt til å høre etter hva bruker opplever som viktig i sitt liv- og hva han eller hun ønsker videre. La bruker prioritere oppgaver/ting som må gjøres.
∙ Kontakt alle involverte samarbeidsparter og gi info om at du har kommet inn som koordinator. Be om tilbakemeldinger når endringer skjer i de enkelte tiltakene.
∙ Om det er nødvendig med et møte, så inviterer du til dette etter avtale med bruker. Avklar sakslisten sammen.
∙ Du leder samarbeidsmøter/ansvarsgruppemøter - men sørg for at noen skriver referat.
∙ Du er tilgjengelig på telefon og epost- i arbeidstiden. Husk at disse sakene allerede har passert et nåløye – de er store og sammensatte. Prioriter sakene slik at de ikke blir liggende på vent. Dersom du har vansker med å prioritere mellom sakene dine, ta kontakt med din leder og be om en gjennomgang av dine oppgaver.