INTERNKONTROLL

Forskriften stiller krav om internkontroll og etablering av internkontrollsystem. Forskriften pålegger den ansvarlige for virksomheten en plikt til å påse og dokumentere skriftlig at regelverket etterleves.
Utarbeidelse av prosedyrer eller skriftlige rutiner er spesielt viktig på områder der svikt i rutinene vil kunne ha negativ innvirkning på barnas helse, trivsel eller sikkerhet, eller der det på annen måte kan medføre brudd på forskriftens bestemmelser. Det er i tillegg viktig å kunne dokumentere hva og når forskjellige tiltak eller prosedyrer er gjennomført.

Ved avvik, dvs. svikt i rutiner eller ved brudd på forskriftens bestemmelser, skal dette håndteres etter egen utarbeidet avviksprosedyre. Hensikten med avviksprosedyren er å sikre at feil rettes og at problemer løses, og å hindre gjentagelse.

Det er også viktig å merke seg at styrer har plikt til å informere brukerne eller foresatte om forhold ved barnehagen som kan virke negativt på helsen. På samme måte har også styrer plikt til å gi opplysninger til tilsynsmyndigheten (kommuneoverlegen og eventuelt miljørettet helsevern) om forhold som kan ha negativ innvirkning på helsen. Slike opplysninger skal gis uoppfordret.

 

ANSVAR

For både offentlige og private barnehager og tilsvarende virksomheter vil ansvaret for barnehagebygget og selve driften av barnehagen ofte være lagt til ulike enheter. Det er derfor viktig at disse enhetene avklarer roller og ansvar i henhold til forskriftens bestemmelser. Disse avklaringene må fremgå av internkontrollen.

Barnehageeier

• Kommunen er eier av kommunale barnehager (til vanlig representert ved rådmannen).

• Foreninger, foreldre, organisasjoner, aksjeselskap osv. eier private barnehager.

Eier har ansvaret for å påse at et internkontrollsystem er etablert i barnehagen, og at barnehagen har godkjenning (se § 6). Eier har også ansvar for å legge til rette for at barnehagen kan drives i tråd med forskriftens krav.

Leder av barnehagen

Styrer i barnehagen er barnehagens leder. I noen tilfeller, f.eks. dagmammavirksomheter og mindre, private barnehager, kan leder og eier være samme person.

Lederen er ansvarlig for at det etablerte internkontrollsystemet følges opp, og har plikt til å gi relevant informasjon til foresatte, jf. § 5 andre ledd.

En barnehage må forholde seg til mange ulike regelverk, og felles for mange av disse er krav til internkontrollsystem. Se også IK-Bygg, et verktøy for bedre eierrskap, forvaltning og bruk av bygg (www.ikbygg.no).

 

INTERNKONTROLL I BARNEHAGEN

Internkontroll er en kontroll barnehagen selv utfører, og som dokumenterer at regelverk etterleves på en systematisk måte. Barnehagen skal altså vite hva den skal gjøre, gjøre det, og etterpå kunne dokumentere at den har gjort det. Internkontrollsystemet skal gjøre det enkelt å drive kontinuerlig forbedringsarbeid i barnehagen. De fleste virksomhetene som forskrift om miljørettet helsevern ibarnehager og skoler gjelder for, er også underlagt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) hvor § 5 redegjør for innholdet i internkontrollen. Arbeidet med internkontrollen skal 10 skje i samarbeid med de ansatte og foreldre/foresatte gjennom barnehagens samarbeidsorganer. Internkontrollen skal dokumenteres i den form og omfang som er nødvendig på bakgrunn av den aktiviteten som drives, størrelsen på virksomheten og hvilke risikoforhold som gjør seg gjeldende.

Krav til skriftlige rutiner vil generelt gjelde der mangel på slik dokumentasjon kan ha negativ innvirkning på barnas miljø. Rutiner veilederen henviser til som «god praksis», bør innarbeides i internkontrollsystemet.

 

God praksis i barnehagen forutsetter følgende:

•        Et etablert internkontrollsystem som ivaretar bestemmelsene i forskriften på en systematisk måte.

•        Internkontrollsystemet skal være skriftlig i henhold til internkontrollforskriftens § 5.

•        Det er foretatt en avklaring av roller og ansvar i henhold til forskriftens bestemmelser mellom involverte enheter som drifter virksomheten.

•        Alle regelverkskrav er samlet i ett internkontrollsystem.

•        Utarbeidelsen og regelmessig oppdatering av internkontrollsystemet skjer i samarbeid med de ansatte og foresatte/foreldre gjennom barnehagens samarbeidsorganer.

∙         Eier har tilrettelagt for at barnehagen kan oppfylle forskriftens krav.

 

LOVER OG RETNINGSLINJER

•        Veileder til forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager