Gjennomføring av tilsyn MHV v. 1.2

GJENNOMFØRING AV TILSYN

Tilsynsområde/tema

Områder og temaer som skal kontrolleres, bør bestemmes og avgrenses på forhånd. Følgende spørsmål bør tilsynsmyndigheten ha tenkt gjennom:

Ÿ Hvilken bransje/virksomhet skal det føres tilsyn med?

Ÿ Hvilke lov- og forskriftskrav skal det føres tilsyn med?

Ÿ Hva er tilsynets formål?

Ÿ Har tilsynsorganet nødvendig kompetanse på tilsynsområdet?

Ÿ Hvor mange ressurser skal legges til tilsynsoppgaven?

Ÿ Har statlige myndigheter gitt føringer for tilsynet?

 

Omfang og innretning på tilsynet bør tilpasses virksomhetens art, størrelse, mv.

 

Tilsynsgrunnlag (lov/forskrift)

De enkelte lov- og forskriftskrav som det skal føres tilsyn med, må tolkes. Se eventuelt vedlegg om tolkning av regelverk. Det er lovlighets-/forsvarlighetslinjen som må klarlegges. Dette blir avgjørende for hvilke spørsmål som stilles tilsynsobjektet. Disse må også forberedes.

Interne forberedelser

På forhånd bør tilsynsorganet bli enig om hvilke oppgaver og roller den enkelte i organet skal ivareta under tilsynet. Habiliteten til den enkelte må vurderes særskilt. Det anbefales at det utarbeides sjekklister over dokumenter og steder det skal føres tilsyn med, og at organet har tatt stilling til behovet for eventuelt verneutstyr.

Varsling

Ved planlagt tilsyn bør varsel sendes eiendommens/virksomhetens eier eller den som er virksomhetens ansvarlige leder eller representant, i rimelig tid før tilsynet.

Varselet bør minimum inneholde:

∙         tema (for) og omfang av tilsynet

∙         hjemmel for tilsynet

∙         tidspunkt for tilsynet

∙         hvem som bør møte fra virksomheten

∙         hvem som deltar fra tilsynsmyndigheten

∙         hvilken dokumentasjon virksomheten bør ha tilgjengelig ved tilsynet, evt. oversende til tilsynsmyndigheten innen angitt frist

∙         tilsynsmyndighetens kontaktperson, stilling/funksjon, adresse og telefonnummer

 

Ved systemrevisjon kan et mer detaljert program sendes i ukene før tilsynsbesøket (2 uker). Av programmet bør det fremgå tidspunkter for intervjuene, verifikasjoner, åpnings- og sluttmøtet.

Som intervjuobjekter velges ansvarlige for virksomheten. Det kan også være aktuelt å intervjue representanter for brukerne av virksomheten, f.eks noen fra skolens elevråd eller skolemiljøutvalg og foreldreutvalg i barnehagen.

 

Uanmeldt tilsyn

Uanmeldt tilsyn kan foretas som inspeksjon eller stikkprøve. Uanmeldt tilsyn medfører at virksomheten normalt ikke gis anledning til å tilrettelegge forholdene for gjennomføringen av tilsynet. Personell og ledere som er til stede vil ha sine daglige oppgaver å ivareta overfor tjenestemottakerne. Tilsynet bør derfor ikke bli så omfattende at det fremstår som en komprimert systemrevisjon.

Ankomst (handler kun om tilsynsbesøk)

Tilsynspersonellet skal kunne legitimere seg. Ved ankomst kontaktes virksomhetens leder. Det skal informeres om myndighet, hensikt og omfang av tilsynet, samt om den praktiske gjennomføringen av tilsynet (se under).

 

Praktisk gjennomføring av tilsynet

Dette kan bestå av:

∙         gjennomgang av relevant dokumentasjon

∙         intervjuer/samtaler med relevante personer

∙         verifikasjoner

∙         befaring av lokaler

 

Relevant dokumentasjon kan være:

Organisasjonskart, prosedyrer, instrukser, risikovurderinger, handlingsplaner, meldingssystemer, avviksrapporter, planer eller beskrivelser. Systemer for brukermedvirkning fra tjenestemottakere/kunder vil også være relevant.

 

Intervjuer:

∙         For å samordne og koordinere intervjuene kan det lages en intervjuguide hvor kontrollspørsmålene fremgår. Spørsmålene bør relateres til krav i lov eller forskrift.

∙         Hvem og hvor mange man skal intervjue, må vurderes ut fra hvilke spørsmål eller problemstillinger man ønsker å få svar på.

∙         Rekkefølge: En kan begynne med daglig leder, evt. mellomledere før man intervjuer andre ansatte. Det kan være hensiktsmessig å avslutte intervjuene med øverste leder/ansvarlige (rådmann, etatsjef, e.l. )

∙         En uformell og åpen tone kan være hensiktsmessig.

∙         Kombiner gjerne intervjuet med å be den ansatte vise hvordan en oppgave utføres. Dette kan være med på å verifisere om en rutine blir fulgt.

 

Verifikasjoner:

∙         Observere hvordan oppgaver blir utført, samarbeid mv.

∙         Observere hvilke hjelpemidler som finnes og hvordan disse fungerer.

∙         Undersøke registreringer, eksempelvis sjekklister, møtereferater, resultater fra undersøkelser og kartlegginger, målinger osv..

∙         Prøvetaking.

∙         HMS-årshjul, trivselsårshjul og møteårshjul. Veileder for kommunens tilsyn med miljørettet helsevern

 

Oppsummering/sluttmøte

∙         Hovedkonklusjonen med eventuelle avvik og merknader presenteres. En bør ta forbehold om forhold som krever nærmere vurdering.

∙         Felles forståelse om faktagrunnlaget, dvs. de forhold som ligger til grunn for de framlagte avvik og merknader, skal tilstrebes.

∙         Under sluttmøtet kan det være hensiktsmessig å drøfte eller avklare tidsfrister for å rette opp i eventuelle avvik.

∙         Virksomheten skal informeres om videre saksgang, dvs. om rapportering og tilsynsmyndighetens videre oppfølging.

∙         Virksomheten skal informeres om tilsynsmyndighetens praksis for offentliggjøring.

 

Etikk ved tilsyn

Tilsynsvirksomhet skal være tillitsskapende og ha en høy etisk standard. Det må utvises varsomhet overfor den asymmetriske situasjonen tilsynet representerer. Det er viktig at den som utfører tilsynet, er bevisst på holdning, atferd og kommunikasjon. Alder, etnisitet og kjønn er eksempler på faktorer som kan påvirke balansen i forholdet ytterligere.

 

Opplysninger som fremkommer fra tilsyn, må behandles med omtanke og respekt, og bare brukes som forutsatt.

 

Tilsynet må presenteres på en saklig, sannferdig og nøyaktig måte. Det må tas hensyn til at et tilsyn ikke vil gi et helhetlig og representativt bilde av virksomheten fordi fokuset er rettet mot forhold der det er fare for svikt.