ü Etablere individuell plan i SamPro.
ü Innhente samtykke fra planeieren til deltagere i planen.
ü Legge inn deltagere i henhold til samtykket og skrive ut samtykket for signering.
ü Legge inn nytt brukernavn (og passord) dersom dette glemmes.
ü Ansvar for generell opplæring av planeier / foresatte / pårørende og deltagere fra tjenesteapparatet (ansvarsgruppen).
ü Sikre fremdrift og kontinuitet i arbeidet med planen.
De ulike deltagerne / fagpersonene har selv ansvar for sine områder i planen. Det er ikke koordinator og planeier sitt ansvar å skrive planen alene. Hensikten med en individuell plan er at planen skal være et samarbeidsverktøy, som benyttes aktivt av alle involverte.
1. Planeier og koordinator vil avtale tidspunkt for å opprette planen i SamPro:
§ På initiativ fra planeier/ ansvarsgruppa eller koordinator.
§ Planeier eller planeiers representant bør delta.
§ Planen opprettes i SamPro, med tilgang for planeieren, koordinator og andre deltagere i ansvarsgruppa, som planeier samtykker til.
§ Deltakerne i planen og planeier får opplæring i de ulike funksjonene i SamPro.
2. Innhenting, registrering og arkivering av samtykke:
§ Det er planeieren som bestemmer hvem han/hun ønsker skal delta og hvor lenge. Det anbefales at alle faste deltagere har lik lengde på samtykket.
§ Når alle deltagere er lagt til skrives samtykket ut for signering av planeieren.
§ Samtykket scannes inn i Sampro
3. Ved registrering av nye deltagere som IKKE har brukerkonto i SamPro:
§ Spør deltageren om han/hun allerede har brukerkonto i SamPro.
§ Søk opp vedkommende navn under menyen ”Deltagere” og ”Legg til deltaker”.
§ Dersom vedkommende har tilgang til SamPro, men du ikke finner denne ved søk, kontakt lokal administrator. Dobbeltregistreringer av deltagere skal ikke forekomme!
§ Dersom du vet at deltageren ikke har brukerkonto i SamPro, søk opp navnet. Flere lignende navnevalg kommer gjerne opp på søket. Trykk ”Opprett ny person” nederst i høyre hjørne og velg ”Neste”.
§ Legg inn fullt navn, arbeidssted, stilling, fødselsdato, e-post, telefon, mobilnummer (kan skjules i planen) og rolle.
§ Lag et midlertidig passord under ”rediger brukerkonto”. Husk å informere deltageren om at passordet skal byttes ved første innlogging.
§ Send brukerkonto og passord på mail til deltageren med instruksjoner for hvordan han/hun endrer dette.
4. Ved registrering av deltagere som allerede HAR brukerkonto i SamPro:
§ Søk opp vedkommende med navn. Trykk på riktig navn (det kan komme opp flere navn som ligner). Trykk på ”Bruk eksisterende person” nederst i høyre hjørne og velg ”Neste”. Fullfør registreringen ved å velge ”Rolle” og ”Lagre”.
§ Viktig: Brukerkontoen skal ikke endres for deltagere som har brukerkonto fra før av.
5. Kartlegging, en begynnelse på planen:
§ Kartlegging av de ulike livsområdene gjøres av koordinator og planeier.
§ Det er ikke nødvendig å ha med alle livsområdene, men det er viktig å få frem status, planer fremover, ressurser og hjelpebehov innenfor aktuelle områder.
§ Kartleggingen danner bakgrunn for mål og aktiviteter.
§ Det er koordinator (sammen med resten av ansvarsgruppa) som har ansvar for å skrive i planen på vegne av planeieren. Planeier kan selv skrive i planen dersom han/hun ønsker og greier det, men det er ikke et krav. Han eller hun skal likevel medvirke til innholdet i planen.
§ De øvrige deltagerne har ansvar for å tilføye, justere og endre opplysningene under kartleggingen med sin fagbakgrunn.
§ Under kartleggingen ligger også fagplaner, som den enkelte fagperson i ansvarsgruppa har ansvar for. Fagplanene kan være en del av den individuelle planen. Som hovedregel skal disse oppbevares i det fagsystemet/journalen de tilhører, og det skal i Sampro henvises til hvor denne kan finnes . I særskilte tilfeller kan fagplaner lastes opp i Sampro dersom dette vurderes nødvendig.
6. Mål og aktiviteter, den viktigste delen av planen:
§ Det er naturlig at planeieren og koordinator begynner å jobbe med målene, med bakgrunn i kartleggingen.
§ Det er planeiers mål som skal komme frem. Faglige mål hører hjemme i fagplaner.
§ Målene legges frem for resten av ansvarsgruppen, som i felleskap vurderer aktuelle aktiviteter (tiltak, midler for å nå målet).
§ Aktiviteter som er i gang eller planlegges, legges inn av den som er fagansvarlig for dette området i ansvarsgruppa.
§ Hvem som har ansvar for hva i planen skal avtales og legges inn under den aktuelle aktiviteten, gjerne med en frist for gjennomføring.
§ Planen skal danne bakgrunn for ansvarsgruppemøter og oppdatering av denne kan gjøres fremfor å skrive referater.
7. Evaluering:
§ Planen skal jevnlig evalueres. Dette gjøres fortløpende ved bruk av kommentarfeltene for mål og aktiviteter, og oppdatering etter ansvarsgruppemøter.
§ Korte referat som henviser til planen.
§ En større evaluering skal gjøres årlig. Planen arkiveres før evaluering og store endringer gjøres. Dette for å ta vare på planens historikk.
§ Mål (og aktiviteter) som er oppnådd eller ikke lengre aktuelle, lagres over på historikk. De skal ikke slettes!
8. Melding og kalender, hjelp til å holde kontakten og oversikten:
§ Møteinnkallelser og referater legges inn som melding.
§ Ansvarsgruppemøter og andre møter legges inn i kalenderen.
§ Meldingssystemet og kalenderen benyttes øvrig i den grad planeier og ansvarsgruppen ønsker det.
9. Utskrifter gjøres i minst mulig grad:
§ Det er kun koordinator som kan skrive ut fra planen, om ikke annet er avtalt.
§ Trykk på symbolet av en skriver øverst i høyre hjørne av planen.
§ Velg hva som ønskes utskrift av. Det er sjelden nødvendig å skrive ut hele planen.
10. Arkivering av planer:
§ Det er viktig å arkivere planen før store endringer skal skje. Dette er viktig for at historikken i planen skal komme fram. (bla ved tilsyn)
§ Husk dette er et dynamisk dokument som alltid viser øyeblikksbildet.
§ Arkivering skjer ved at koordinator trykker på arkivskapet inne i planen og velger "hele planen" som skal gå til arkivering.
§ Når dette er skjedd er det kun kommunens arkivansvarlige som har tilganger til å kunne finne igjen arkiverte planer.
11. Avslutte planen i SamPro:
§ Dersom behovet for individuell plan opphører, skal det innhentes samtykke til at planen arkiveres(trykk på arkivskap inne i planen) og avsluttes. Det samme gjelder for oppløsning av ansvarsgrupper (se retningslinjer for ansvarsgrupper).
§ Planen avsluttes ved å legge inn sluttdato for planen og vil da ikke være synlig.
For hjelp og veiledning
- Hjelpemanualen til SamPro finner du ved å trykke på symbolet av et spørsmålstegn øverst i høyre hjørne av planen når du er innlogget.
- Du har også tilgang til manualen på nettadressen https://www.individplan.no/SamProUI/help/index.html. Bruk venstremenyen og + tegnet for å velge hva du ønsker å vite mer om.
Lokal administrator for SamPro er koordinatorenes (og ansvarsgruppenes) nærmeste ressurs i planarbeidet og kan kontaktes ved hjelp til stort og smått. Benytt gjerne også andres erfaringer, det er ofte til god hjelp!